Gestion collaborative des documents : le Digital Workplace français face aux GAFAM ?
Sur le marché du Digital Workplace, le choix ne manque pas ! A multiplier les outils, le travail des agents devient complexe et la sécurité des données incertaine. CEO-Vision, éditeur de GoFAST Digital Workplace GED partage sa vision et le témoignage d’une mairie.
Les origines de l’alternative française à Office365-Teams-SharePoint
CEO-Vision constate en 2011, qu'il est impossible de travailler efficacement avec les outils classiques (trop d'emails et pièces-jointes, bazar du serveur de fichiers...), alors que le contexte économique impose agilité, maîtrise des coûts IT et la sécurité des données. Après 2 ans de R&D, CEO-Vision lance GoFAST Digital Workplace GED : la plateforme qui unifie la gestion documentaire et le collaboratif, basée sur les meilleurs technologies Open Source.
Au plus fort de la crise COVID, nombre de DSI ont multiplié les outils, dont Zoom, Teams et autres GAFAM. Le télétravail généralisé a bouleversé nos habitudes et la multiplication d’applications a complexifié le quotidien. La précipitation a créé des situations dangereuses, voire illégales : données stockées dans des Cloud non conformes aux réglementations ou vulnérables aux ransomwares.
L'objectif de GoFAST est de mettre fin aux "silos" d'informations et à l’anarchie dans les processus documentaires. Un concept innovant "Document-Centric": le document est au cœur du collaboratif et non plus "à côté". Désormais, GoFAST est reconnue comme l’alternative Open Source à Microsoft Office365-SharePoint-Teams.
Corentin Leblanc, DSI de la mairie de Rillieux-la-Pape, témoigne sur le projet GoFAST
Rillieux-la-Pape est une commune de 600 agents et 30 000 habitants du Département du Rhône (69) et l’une des 59 villes de la Métropole de Lyon.
Avec la volonté d’accompagner ses agents dans l’adoption de nouvelles méthodes de travail, la Direction Organisation et Système d’Information avait sourcé le marché :
"Dans une logique de fluidification des processus documentaires, nous nous sommes mis à la recherche d’une solution collaborative et ergonomique."
La mairie s’est penchée sur le partage de documents entre les services et la réduction des emails :
"Nous stockions nos documents sur un serveur de fichiers. Cela posait des problèmes de qualité, de fiabilité et de traçabilité des documents, car ces derniers étaient échangés par email, entraînant la multiplication des versions."
Le DSI de Rillieux-la-Pape avait déjà rencontré CEO-Vision sur un salon et identifié GoFAST comme une solution pertinente pour son projet :
“Nous avions besoin d’un outil permettant le multi-emplacements des documents. Nos différents services doivent pouvoir accéder aux informations depuis une plateforme web commune et disposer des documents à jour. D’autres solutions ont été envisagées, mais GoFAST a été retenue grâce à son périmètre fonctionnel, son ergonomie et ses technologies Open Source."
Les agents ont acquis de nouveaux réflexes et ont intégré GoFAST à leur quotidien :
“Parmi les bénéfices, nous constatons une amélioration de la fiabilité des documents, éliminant les doublons et permettant aux métiers de travailler sur la même base. Les emails ont considérablement baissé. Nous utilisons également l’outil de visioconférence intégré, limitant ainsi la prolifération d’applications au sein de la mairie."
"GoFAST permet d’héberger nos données sur nos serveurs, mais la maintenance est gérée par CEO-Vision. Un réel gain de confort, de sécurité et de sérénité. Cela fait la différence !"
L’adoption d’une telle solution suppose l’accompagnement des agents:
"C’est indispensable pour en tirer tous les bénéfices et prendre de bonnes habitudes de
travail. Nous avons été parfaitement appuyés par l’éditeur sur ce point."
La mairie poursuit le déploiement vers d’autres cas d’usages :
"Nous avons mis-en-place la signature électronique pour gagner du temps dans les validations et nous travaillons à réduire les licences Microsoft Office grâce à la suite bureautique OnlyOffice, totalement intégrée à GoFAST."
Oui, il existe des alternatives françaises efficaces aux GAFAM!
GoFAST s’inscrit dans la circulaire "Cloud au Centre" : non soumis aux lois extraterritoriales, Open Source avec des standards ouverts (pérennité, réversibilité), hébergé en SaaS dédié, dont SecNumCloud ou OnPremise (dans son Datacenter).
Nous avons le choix et les collectivités doivent avoir conscience qu’il est possible de répondre à la fois aux besoins métiers et aux impératifs de souveraineté. Parmi les utilisateurs GoFAST : Noisy-le-Grand, Caluire-et-Cuire, CD Haute-Savoie, Région Occitanie, Région Bourgogne-Franche-Comté, AIFE (Ministère des Finances), EPA Saint-Etienne, Laboratoire National de Métrologie et d'Essais, EMCDDA (Agence Européenne).
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